Quy hoạch người kế nhiệm: hai người cho mỗi vai trò then chốt
Hãy hỏi việc gì sẽ vỡ nếu một người nghỉ ngày mai: đó là vai trò then chốt. Mỗi vai trò ấy cần một người gần và một người dự. Không có ai thì chỗ bạn đang đánh bạc. Tên không kèm là tên chết. Người được chọn cần biết mình đang được kèm, và được giao việc thay thử có người đứng cạnh.
Liệt kê vai trò then chốt, không liệt kê chức danh hoa
Người giữ khách lớn, người giữ máy, người giữ sổ thuế, người giữ quan hệ cơ quan, là then chốt dù tên chức danh không lớn. Hãy hỏi nhóm: việc gì nghỉ một tuần là cháy. Chỗ nhỏ càng cần, vì một người nghỉ là cả hàng vỡ. Đừng nhầm then chốt với người hay nói trong họp. Then chốt là việc không ai làm thay được trong mười ngày.
Hai người: một gần, một dự
Người gần đang làm việc gần nhất, có thể cầm tạm. Người dự có thể ở nhóm khác, đang được mở dần. Không có ai thì viết rõ đang trống, đó là rủi, đừng trang trí bằng một tên cho có. Người giỏi dọa nghỉ sẽ bớt nắm chỗ bạn nếu chỗ bạn có người cầm được việc. Kế nhiệm tốt là cách giữ việc, không phải cách đe người đang làm.
Việc kèm và sự rõ vừa phải
Cho làm thay có người đứng cạnh: một kỳ chốt sổ, một chuyến khách, một tuần trực máy. Tên trên trang trình chiếu không kèm là tên chết. Người được chọn cần biết mình đang được mở việc, nếu không họ không chuẩn bị, cũng không ở lại. Bí mật quá khiến người ấy bất ngờ, người không được chọn thì đồn. Nói phạm vi kèm, không cần hứa chức danh tương lai nếu chưa chắc.
Việc nên làm ngay
- Liệt kê vai trò then chốt bằng câu việc gì sẽ vỡ nếu một người nghỉ ngày mai.
- Chọn một người gần và một người dự, hoặc ghi rõ đang trống.
- Giao việc thay thử có người đứng cạnh, trong sáu đến mười hai tháng.
- Nói với người được kèm về phạm vi việc, không hứa chức danh nếu chưa chắc.
Câu hỏi thường gặp
- Người giỏi dọa nghỉ thì kế nhiệm có phải đang đe họ không?
- Không. Kế nhiệm tốt làm chỗ ấy bớt bị nắm, việc còn khi người ấy đi. Đó là bảo vệ nhóm, không phải trò. Hãy kèm tử tế, đừng làm vụng như đang thay thế lén.
- Chỗ nhỏ có cần quy hoạch kế nhiệm không?
- Cần hơn chỗ lớn. Nhỏ mà một người nghỉ là cả hàng vỡ. Không cần trang trình chiếu. Một trang tên việc then chốt, tên người cầm tạm, việc sẽ dạy trong sáu tháng, là đủ.