Lưu trữ hồ sơ nhân sự: thời hạn và ai được xem
Hãy để đúng người xem đúng việc. Hồ sơ để cả phòng xem là hồ sơ đang chờ sự cố. Thời hạn lưu theo luật, đừng giữ vô thời hạn cho chắc, cũng đừng xóa vội khi đang có khiếu nại. Người nghỉ thì đóng quyền ngay ngày nghỉ. Đây là hướng dẫn thực hành, hãy đối chiếu văn bản về lưu trữ, bảo vệ dữ liệu cá nhân, và thời hiệu tranh chấp lao động trước khi đặt hạn xóa.
Phân loại: mỗi loại một quyền
Hợp đồng và quyết định nhân sự, bảng lương, hồ sơ sức khỏe, hồ sơ kỷ luật, không nằm cùng một thư mục mở. Người tính lương không mặc định được xem hồ sơ sức khỏe. Người tuyển dụng không mặc định được xem kỷ luật cũ nếu việc không cần. Hãy vẽ cây thư mục, gán quyền, ghi người chịu trách nhiệm từng nhánh. Giấy thì tủ khóa, sổ mượn, đừng để bàn. Máy thì mật khẩu, không gửi tệp qua thư cá nhân.
Thời hạn: theo luật, không theo cảm giác chắc
Giữ vô thời hạn nghe chắc nhưng trái tinh thần thu hẹp dữ liệu, cũng tạo rủi khi bị lộ. Xóa quá sớm thì đến lúc tranh chấp không còn giấy. Hãy lập bảng: loại hồ sơ, hạn giữ, căn cứ văn bản, người xóa. Rà một lần mỗi năm. Bản điện tử và bản giấy cùng một hạn, kẻo một bên xóa một bên quên. Ngày hết hạn thì xóa có biên bản, không xóa thầm.
Khi có tranh chấp và khi người nghỉ
Đang có khiếu nại, thanh tra, kiện tụng, thì giữ lại theo quy định, đừng xóa vì hạn thường đã tới. Đánh dấu hồ sơ ấy. Người nghỉ, đóng quyền ngay ngày nghỉ, thu thẻ, thu quyền kho. Hồ sơ của họ vẫn giữ theo hạn, nhưng không còn nằm chỗ người cũ mở được. Người sang phòng khác cũng phải đóng quyền phòng cũ. Quyền đi theo việc, không đi theo thói quen.
Việc nên làm ngay
- Vẽ cây thư mục theo loại hồ sơ và gán quyền xem đúng việc.
- Lập bảng thời hạn lưu, căn cứ văn bản hiện hành, người chịu trách nhiệm xóa.
- Tủ giấy có khóa và sổ mượn. Máy có mật khẩu, không gửi tệp qua thư cá nhân.
- Đóng quyền ngay ngày người nghỉ. Đánh dấu hồ sơ đang có tranh chấp để không xóa nhầm.
Câu hỏi thường gặp
- Hồ sơ giấy để thế nào cho ổn?
- Tủ khóa, sổ mượn, không để bàn, không để phòng khách. Người mượn ghi tên, ngày, lý do, ngày trả. Mất một tờ hợp đồng cũ là mất bằng chứng khi có tranh chấp. Rà tủ mỗi quý một lần.
- Người nghỉ thì hồ sơ xử sao?
- Đóng quyền ngay ngày nghỉ. Hồ sơ vẫn giữ theo hạn luật, không xóa vì họ đã đi, cũng không để họ còn mở được kho. Thanh lý phải ghi đã thu thẻ và đã đóng quyền.