Dữ liệu cá nhân ứng viên: thu ít, giữ đúng mục đích
Hồ sơ người lạ không phải của riêng phòng nhân sự. Hãy xin phép rõ, giới hạn người xem, và xóa khi hết việc. Đừng đòi giấy tờ thừa ở vòng đầu. Ứng viên có quyền biết hồ sơ đi đâu. Đây là hướng dẫn thực hành, hãy đối chiếu luật bảo vệ dữ liệu cá nhân và văn bản hướng dẫn hiện hành về đồng ý, mục đích, thời hạn lưu, và quyền yêu cầu xóa.
Thu ít: vòng đầu chưa cần giấy tờ thừa
Vòng sàng chỉ cần sơ yếu lý lịch và vài câu đúng việc. Căn cước, sổ hộ khẩu, giấy khám, thông tin người thân, để lúc thật sự cần, lúc đã có thư mời hoặc lúc luật đòi. Thu thừa vừa làm ứng viên e, vừa tạo việc phải bảo vệ. Hãy viết danh mục từng vòng. Người tuyển dụng không được tự thêm ô vì tiện. Tiện của chỗ làm không phải lý do hợp pháp để lấy thêm đời tư.
Nói mục đích và giới hạn người xem
Ứng viên có quyền biết hồ sơ dùng để tuyển vị trí nào, giữ bao lâu, ai xem được. Nếu gửi cho bên ngoài, cần đồng ý, và che bớt thông tin nếu được. Đừng chuyển cả tệp vào nhóm kín, vào thư chung, vào công cụ lạ chưa cam kết bảo mật. Phân quyền xem trên kho hồ sơ. Người không còn tham gia vòng tuyển thì đóng quyền. Hồ sơ để cả phòng xem là hồ sơ đang chờ sự cố.
Xóa khi hết hạn, có quy trình khi bị đòi xóa
Hết việc tuyển, hết thời hạn đã nói, thì xóa hoặc ẩn theo đúng luật. Đừng giữ vì biết đâu vị trí khác. Ứng viên đòi xóa thì xử theo văn bản hiện hành: kiểm điều kiện, trả lời đúng hạn, ghi nhật ký. Có quy trình còn hơn lúng túng. Khi đang có tranh chấp tuyển dụng, hãy giữ theo quy định, đừng xóa vội cũng đừng giữ quá phần được phép.
Việc nên làm ngay
- Viết mục đích thu thập và danh mục từng vòng tuyển, bỏ giấy tờ thừa ở vòng đầu.
- Phân quyền xem hồ sơ, đóng quyền khi người không còn tham gia vòng tuyển.
- Đặt lịch xóa hoặc ẩn khi hết hạn đã thông báo.
- Soạn quy trình trả lời khi ứng viên đòi xóa, đối chiếu luật bảo vệ dữ liệu cá nhân hiện hành.
Câu hỏi thường gặp
- Có được gửi hồ sơ ứng viên cho bên ngoài không?
- Cần đồng ý, nói rõ bên ấy là ai, dùng để làm gì, giữ bao lâu. Che bớt thông tin nếu được. Gửi sang công cụ lạ hoặc nhóm kín không kiểm soát là rủi. Hãy đối chiếu văn bản hiện hành trước khi chuyển.
- Ứng viên đòi xóa hồ sơ thì xử sao?
- Xử theo luật hiện hành: kiểm điều kiện, trả lời đúng hạn, ghi nhật ký đã xóa hay lý do chưa xóa được. Có quy trình còn hơn trả lời miệng mỗi lần một kiểu. Đừng im.